1. 概述

   本政策规定了一般的指导方针和程序，以确保经济和效率的识别, 保留, 检索, 保存, 以及根据州和联邦规定销毁大学记录.

2. 权威与历史

   根据第149条(B)节.修订法典第33条, 国家资助的高等学校的校董会全权负责建立和管理本学校的档案项目. 董事会应采用有效和经济的管理方法进行创作, 利用, 维护, 保留, 保存, 以及处理各自机构的记录.

   bet8九州登录入口董事会第1992-1218号决议授权大学校长任命一个常设大学记录委员会，该委员会应负责有关大学记录管理政策和程序的行动.该决议还授权制定“全校范围内的档案管理政策，监督档案的创建。, 维护, 以及处理学校各单位和下属单位的所有记录."

   根据该决议, 大学档案委员会已指示“为档案管理办公室提供设备和专业人员”,”,, 它指控, 应监督创作, 维护, 以及整个系统的大学记录处理."

   各规划单位主管, 或者他或她的指定人, 谁负责保管大学档案, 因此, 负责咨询大学档案管理员和档案管理员，以建立和维护符合当前记录保留指南的规定，具体到他们办公室创建或接收的记录.

   大学档案委员会也承认bet8九州登录入口档案“是bet8九州登录入口档案的官方储存库，具有持久和永久的价值。,"委员会还建立了一个档案储存设施"来保存不活跃阶段的档案, 在处理或转移到档案馆之前."

3. 定义和法律要求

   大学记录和公共访问在政策中有定义和解释 40.007.

   所有与公众要求查阅大学记录有关的法律问题都应直接向大学的法律事务办公室提出.

4. 记录保存手册

   这本手册的标题是“俄亥俄州公立学院和大学的记录保存”,代表了俄亥俄州大学间理事会的一个特别委员会与一位国际记录专家协商后的工作. 本手册作为学校档案管理人员确定学校档案法定保存期的基本依据. If, 在未来, 俄亥俄州校际委员会更新了最新的记录保留手册，或者创建或采用了不同的手册, 新手册由学校档案管理人员用于确定学校档案的法定保存期.

5. 过程

   建立一个集中的档案管理办公室是必要的，以确保大学始终遵守州和联邦的档案保留要求，并方便删除, 存储, 销毁或保存大学记录. 因此, 指定为大学档案管理员的人, 遵循记录保存手册的建议, 由bet8九州登录入口董事会授权决定大学档案的处置. 大学档案的处置和随后的移除问题, 存储, 这些记录的销毁或保存应按各部门规定的方式确定 (F)至(L) 这个政策.

6. 大学档案委员会

   大学档案委员会有两个角色:它为这项政策提供具体的监督，它是政策领域委员会(PAC)，负责数据处理, 包括大学数据按敏感性分类. 其他政策(正在制定中)将涉及信息技术行动委员会的一般作用和本委员会的其他具体作用.

   学校档案委员会是一个常设委员会, 因此，我们将通过委员会对委员会的程序来配备人员. 该委员会将由首席信息官担任主席. 它将包括大学档案管理人员和以下人员(或他们各自指定的人员):

    

   The committee shall seek advice from 和 provide advice to the university 记录 manager; provide interpretation 这个政策, as needed; recommend changes to this policy, as needed; review 和 provide feedback on the electronic 记录 guidelines published by the office of information technology (see part (L) 这个政策); 和 identify other opportunities to improve the h和ling of university 记录.

   1. 晋升副总裁

   2. 负责研究和创意活动的副总裁

   3. 总法律顾问(咨询)

   4. 首席人力资源官

   5. 信息安全经理

   6. 传统骨科医学院院长

   7. 大学注册

   8. 控制器

   9. 总审计员(顾问)

   10. 首席营销官

   11. 政府关系总监

   12. 地区校区的执行院长

   13. 负责安全和风险管理的助理副总裁

   14. 负责机构研究和有效性的副教务长

7. 记录保留

   大学的所有员工，其定期或偶尔的职能表现涉及创造, 接收, 或者维护文件, 记录, 或有关其办事处职责的文件须遵守下列规定:

   1. 记录组织的文件, 功能, 政策, 决定, 程序, 操作, 或大学办公室和人员的其他官方活动是bet8九州登录入口和俄亥俄州的财产.

   2. 除非按照经下列人员批准的该单位的时间表，否则不得永久移走或销毁该财产:

      1. The administrator in charge of the area in which the 记录 are generated or 收到了; 和

      2. 大学档案管理员.

   3. 每个规划单位的负责人或其指定人员将与大学记录管理人员一起确定所创建的记录系列的适当保存期限, 收到了, 或者由各自的单位维护.

8. 大学记录的清单和时间表

   由各规划单位负责人或者其指定人员负责, 在学校档案管理员的指导和批准下, 进行记录清查和分析，并为各自的单位制定正式记录保存时间表. 这应以下列方式完成:

   1. 生成的每个规划单元, 接收, 或保存大学记录的人应完成并保持其各种记录系列的清单，包括记录系列的名称等信息, 描述每个系列的目的, 以及每个系列的日期.

   2. 每个规划单元, 以记录保存手册为指导, 然后应向大学档案管理员提交一份保留和处置已清点的每个档案系列的时间表草案，供其批准.

   3. 一旦计划草案得到大学档案管理人员和提供提案草案的计划单位负责人的批准和签署, 大学档案管理员应为该单位制定最终的档案保存时间表.

9. 移走及存放大学档案

   1. 已正式规定保存日期的记录应保留至其保存日期届满为止. 大学档案管理员可能会在有限的基础上提供保险箱的空间, 安全记录存储设施，单位可以存储尚未达到预定有效期的记录. 被授权将记录从本单位转移到记录存储设施的每个单位的记录维护人员必须生成并维护他们正在转移到存储设施的记录的完整清单, 他们必须向大学档案管理员提供一份清单的副本. 记录管理员将为传送记录的单位提供记录存储箱, 记录产生单位将负责包装这些箱子并在这些箱子上贴标签，以便于检索或销毁每个箱子的内容物时容易识别.

   2. 一些记录, 哪些有更长的或永久的保留期, 经大学档案管理人员批准，也可以在有限的基础上存放在档案存储设施, who may first require the unit to make arrangements to have those 记录 more appropriately preserved; see part (J) (“大学档案的保存”).

   3. 已转移到记录储存设施的记录仍被认为是从其转移的办公室的财产, 向大学档案管理员提出要求，要求取回这些记录的副本，或要求取回全部或部分原始记录，可由接收这些记录的办公室提出. 除最初转移记录的办公室的记录保存人员或行政人员外，任何人不得要求从存储设施中检索或复制记录，除非由转移记录的办公室另行批准, 除非是大学的官方调查, 回应法律事务办公室的要求, 或用于审计目的.

10. 大学档案的保存

    1. 经学校档案管理员批准，在附表中被确定为具有持久历史价值的“档案”记录可转移至学校档案馆. 大学档案管理员可以为准备向档案馆发送记录的单位提供标准尺寸的记录盒. 学校档案及其移送档案馆的箱子，在移送前应当标明身份和标签, 向档案馆移送记录的单位应当向档案馆提供移送记录的完整清单.

    2. 转移到大学档案馆(位于奥尔登图书馆)的记录成为档案馆的行政责任, 和, 除非协议另有规定, 这些记录应当永久保存在档案中. 保存在档案馆的大多数大学档案都不受限制地向公众开放. 在法律上限制查阅的相对较少的大学档案系列，可由档案来源办公室的工作人员根据该办公室管理员的请求并与大学档案保管员达成协议进行检查.

    3. 为了帮助保证保存, 完整性, 以及移交给档案馆的记录的安全, 无论是普通公众还是大学工作人员，都只能在校内查阅存档中的记录. 如果在将原始记录放入扫描仪或复印机的过程中，原始记录的状况和完整性不会受到任何损害或以其他方式改变，档案工作人员可以同意收取影印或扫描记录的费用.

    4. 9节.经修订的守则第01条授权为保存公职人员的纪录或节省空间而缩微拍摄公职人员的纪录. 因此，大学档案管理员办公室敦促产生大量纸质记录的单位，这些记录已被确定为持久的行政记录, 法律, 或有历史价值的安排，有这样的记录微缩. 虽然数字化(扫描)已经成为一种方便的方式，通过它来维护和访问保存时间较短的记录, 缩微胶卷仍然是最安全的, 最安全, 以及最持久的保存记录的方法，这些记录必须永久保存. 大学档案管理员应, 要求, 提供有关缩微拍摄的信息.

11. 大学档案的处理

    1. 单位负责人或者其指定人员根据保存计划确定本单位内的记录已达到或者超过法定保存期限的, 这些记录没有进一步的行政管理, 法律, 或者历史价值, 单位行政首长应当安排处理.

    2. 在处理记录时, 单位负责人应签署并保持适当的记录，记录诸如标题之类的信息, 内容, 以及处理记录的目的, 法定保留期, 以及处理日期和方法.

    3. 当大学档案管理员监督已达到保存期的档案从校外存储设施的移除和销毁时, 如部分所述 (I) 这个政策, 学校档案管理人员应当先通知负责单位, 以书面形式, 他或她销毁这些记录的意图, 保存该通知的副本以及该单位随后承认并同意销毁记录的答复的副本.

    4. 包含机密材料的记录(特别是但不限于FERPA或HIPAA规定下的记录)应以符合最佳实践的方式销毁，以合理确保数据不可恢复.

    5. 一些不太正式的、具有短期行政或法律价值的记录被归类为“临时记录”.“临时记录的保留期通常是由事件驱动的, 而不是一段固定的时间. 临时记录的例子包括初稿和笔记, 用于制作大学记录, which are proper to dispose of when those drafts or notes have been superseded or updated by other 记录; 政策 和 程序 documents that have been superseded or withdrawn (university archives shall, 其他部门也可以, retain copies of superseded 和 withdrawn 政策); voice mail; 和 记录 relating to scheduling meetings 和 other non-public events. 这些记录应保留到不再具有行政或法律价值，然后销毁为止, 删除, 或在未经大学档案管理员确认或批准的情况下随时被清除. 就某项记录是否应列为临时记录征求进一步意见, 请与大学档案管理员联系.

12. 电子纪录的保存及处置指引

    1. 电子记录, 包括电子邮件(e-mail)信息和个人电脑磁盘文件, 文件组织, 功能, 政策, 决定, 程序, 操作, 或大学办事处的其他活动，根据修订守则对记录的定义，须视为记录. (有关不被视为大学记录的电子记录的例子，请参阅本政策第(L)(1)部分的下一段。.因此,), 所有由大学办公室生成或接收的此类电子记录都应遵守联邦和州法律制定的所有规定, 并应遵守本文件先前概述的大学记录保留和处理政策和程序. 例如, 由大学办公室以电子方式创建或接收的申请的保留期限应与在纸上或任何其他固定媒介上生成或接收的申请的保留期限相同.

       不符合《官方网站》所界定的公共纪录标准的电子纪录，包括与处理大学事务没有任何关系的私人性质的电子邮件讯息, 即使它们是通过大学的电子邮件系统收到的, 以及从兴趣小组列表服务器收到的信息. 这些类型的记录通常被归类为临时记录，可以在任何时候删除或清除.

    2. 信息技术厅将为网上电子邮件的适当管理制订准则，网址为 http://www.OHIO.edu/oit/security/policy-and-practices/consulting/standards/guidelines-electronic-mail-retention-back.

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:

1. 总法律顾问

2. 大学图书馆院长

3. 大学档案委员会

4. 策划组主管

表格、参考资料和历史

1. 形式

   各单位应联系大学记录管理员获取模板，以确保其保留时间表的适当格式.

2. 参考文献。

   下列事项与本政策有关:

   1. 政策 40.007，“公共记录请求”."

   2. 政策 41.121，“公务旅行和娱乐报销”."

   3. 《官方网站》，见 http://www.OHIO.edu/oit/security/policy-and-practices/consulting/standards/guidelines-electronic-mail-retention-back. 

   4. 《bet8九州登录入口》已在网上公布，其中包括第11条 149.33.

3. 历史

   本政策草案已分发以供审查, 他们的封面备忘录, 他们的形式, 评论者对它们的评论可以在有密码保护的评论网站上看到, at http://www.OHIO.edu/policy.

   本政策的先前版本是在:

   1. 2016年8月9日(重新格式化)

   2. 二零零九年八月十七日

   3. 2008年6月11日(也从01重新编号).050 to 93.002)

   4. 1986年4月21日

   5. 1974年10月3日

   6. 1970年10月1日